Sikeres
foglalás

Egy adószakértő praktikus tanácsai a buktatók elkerülésére

Adószakértői praxisomban egyre gyakrabban találkozom azzal a helyzettel, hogy egy munkavállaló a saját, magán bankkártyájával fizet ki egy céges kiadást. Legyen szó egy gyors online szoftver-előfizetésről, egy hirtelen szükségessé váló irodaszer-beszerzésről vagy egy üzleti ebédről, a helyzet praktikusnak tűnhet, de a háttérben komoly jogi és számviteli kérdéseket vet fel. A tapasztalatom azt mutatja, hogy sok könyvelő is bizonytalan a helyes eljárásrendet illetően, ami adókockázatot hordoz magában. Tegyünk rendet a témában!

A legfontosabb kérdés: Szabad-e egyáltalán?

Rövid és egyértelmű válasz: Igen, szabad. Nincs olyan hatályos magyar jogszabály, amely ezt a gyakorlatot tételesen tiltaná. A probléma nem a fizetés tényéből, hanem annak helytelen dokumentálásából és könyveléséből fakadhat. Ahelyett tehát, hogy elutasítanánk ezt a rugalmas megoldást, inkább nézzük meg, hogyan lehet azt szakszerűen és jogszerűen kezelni.

A jogi útvesztő: Mely jogszabályok érintettek és hogyan?

Amikor a munkavállaló megelőlegez egy céges költséget, több jogterületet is érintünk. A helyes eljáráshoz mindegyik szempontjait figyelembe kell venni.

1. Számviteli törvény (2000. évi C. törvény)

A számvitel alapelve, hogy minden gazdasági eseményt bizonylattal kell alátámasztani.

• A bizonylat kulcsfontosságú: A legfontosabb dokumentum itt a cég nevére kiállított számla. Enélkül a költség elszámolhatatlan, az ÁFA levonhatatlan. A gazdasági esemény (a beszerzés) a cég és az eladó között jött létre, a munkavállaló csupán egy "pénzügyi közvetítőként" járt el.
• A könyvelés logikája: Amikor a munkavállaló fizet, a cégnek tartozása keletkezik a munkavállaló felé. Ezt a könyvelésben a "munkavállalókkal szembeni kötelezettségként" kell kimutatni. A költség a számla teljesítési dátumával kerül a cég könyveibe, függetlenül attól, hogy a munkavállaló mikor fizetett, vagy a cég mikor téríti meg neki.
• Figyelem: A munkavállaló magán bankszámlakivonata nem számviteli bizonylat a cég számára! Azt a cég nem kérheti el, és nem is csatolhatja a könyveléshez, hiszen az a magánszemély személyes adatait tartalmazza. A fizetés igazolására a kártyás vásárláskor kapott bizonylat (slip) szolgálhat, amelyet a munkavállaló a költségelszámolásához csatol.

2. Személyi jövedelemadó törvény (1995. évi CXVII. törvény)

Sokan esnek abba a hibába, hogy a munkavállalónak kifizetett összeget valamilyen jövedelemnek tekintik.

• Ez nem jövedelem! A cég által a munkavállalónak megtérített összeg költségtérítés, ami nem más, mint egy tartozás kiegyenlítése. Mivel a munkavállalónak nem származik belőle jövedelme (hiszen csak a saját pénzét kapja vissza), így ez az összeg számára adó- és járulékmentes. Fontos, hogy pontosan a számla szerinti összeget térítse meg a cég.

3. Általános forgalmi adó törvény (2007. évi CXXVII. törvény)

A költségek ÁFA tartalmának visszaigénylése minden cég számára sarkalatos pont.

• Az ÁFA levonás feltétele: Az előzetesen felszámított adó levonásának joga akkor illeti meg a céget, ha a beszerzés a cég adóköteles tevékenységét szolgálja, és a nevére szóló, a törvényi előírásoknak mindenben megfelelő számlával rendelkezik.
• Irreleváns a fizetés módja: Az ÁFA törvény szempontjából teljesen mindegy, hogy a számlát ki és milyen formában (készpénz, céges kártya, magán kártya) egyenlítette ki. A lényeg a szabályos számla megléte. Ha a számla a munkavállaló nevére szól, az ÁFA értelemszerűen nem levonható a cég számára.

Hogyan csináljuk jól? A jogszerű eljárás lépései

Hogy elkerüljük a felesleges kockázatokat és a későbbi adóhatósági fejtörést, az alábbi lépéseket javaslom:

1. Szabályozzunk belsőleg! A legtisztább, ha a cég Pénzkezelési Szabályzatában (vagy egy külön belső utasításban) rögzíti az ilyen esetekre vonatkozó eljárásrendet. Ez térjen ki arra, hogy:
   • Milyen típusú és milyen értékhatárig engedélyezett a munkavállalói kártyás fizetés.
   • Mi a költségelszámolás menete, milyen nyomtatványt kell kitölteni.
   • Milyen határidővel kell a munkavállalónak elszámolnia, és a cégnek fizetnie.
2. A dokumentáció szentsége: A munkavállalónak a térítés igényléséhez be kell nyújtania:
   • A cég nevére, adószámára kiállított eredeti számlát. Ez a legfontosabb!
   • Egy kitöltött költségelszámolási nyomtatványt, amelyen feltünteti a kiadás részleteit.
   • A kártyás fizetést igazoló bizonylatot (slip).
3. A kifizetés és könyvelés: A cég a benyújtott dokumentumok alapján:
   • Könyveli a költséget és a munkavállalóval szembeni kötelezettséget.
   • A szabályzatban rögzített módon (házipénztárból vagy átutalással) kifizeti a munkavállalónak a megelőlegezett összeget.
   • A kifizetéskor lekönyveli a munkavállalóval szembeni kötelezettség megszűnését.

Gyakori tévhitek és ellentmondások

A gyakorlatban számos tévhit kering, amit oszlassunk most el:

• Tévhit: "Ha a munkavállaló fizet, a költség nem a cégé."

Valóság: A költség azé, akinek a nevére a számla szól, és akinek az érdekében a beszerzés történt. A fizetés módja másodlagos.

• Tévhit: "A könyveléshez be kell kérni a dolgozó bankszámlakivonatát."

Valóság: Ez jogilag aggályos és felesleges. A számla és a kártyabizonylat elegendő a cég számára, a többi a munkavállaló magánügye.

A munkavállaló által használt magánbankkártya lehet egy hatékony és rugalmas eszköz a céges kiadások kezelésében, amennyiben a folyamat szabályozott és a dokumentáció hibátlan. A kulcs minden esetben a cég nevére szóló számla. Ennek hiányában a költség elszámolása és az ÁFA levonása is veszélybe kerül. Egy jól lefektetett belső eljárásrenddel megelőzhetők a félreértések és az adókockázatok, így mindenki nyugodtan alhat: a munkavállaló, a könyvelő és a cégvezető is.