Sikeres
foglalás

Tényleg mindenről számlát kell kérned?

Vállalkozóként biztosan te is hallottad már ezerszer: "mindenről kérj számlát, mert csak azt tudja lekönyvelni a könyvelő!" Ez a gondolat annyira belénk ivódott, hogy szinte reflexből kérjük a számlát minden apróságról. De mi van akkor, ha a partnered nem tud adni, vagy egyszerűen olyan kiadásod van, amiről nem is létezik számla? Akkor buktad a költségelszámolást? A jó hír: egyáltalán nem!

Ebben a blogban lerántjuk a leplet erről a tévhitről, és megmutatjuk, hogy a könyvelés világa sokkal rugalmasabb, mint gondolnád. Végig vesszük, hogy a számlán kívül milyen más papírokkal tudod teljesen szabályosan igazolni a kiadásaidat.  

A könyvelés alapszabálya: Mindenről legyen papír!

A könyvelés legfontosabb alapelve, hogy minden pénzmozgásról és céges eseményről kell, hogy legyen valamilyen hivatalos papír (ezt hívja a szakma számviteli bizonylatnak). A könyvelő csak olyan gazdasági eseményt rögzíthet be a céged könyveibe, amit egy ilyen papír igazol. A lényeg nem a dokumentum nevén van, hanem a tartalmán. A számviteli törvény kifejezetten felsorol több iratot is, ami a számlával egyenértékű lehet, ilyen pl.:  

• Szerződés, megállapodás
• Bankkivonat
• Kimutatás
• És bármilyen más irat, ami hitelesen bizonyítja az üzleti/gazdasági eseményt.

Ahhoz, hogy egy papír hivatalos bizonylatnak számítson, néhány alapvető adatnak szerepelnie kell rajta: ki, kinek, mikor, mit és mennyiért adott vagy csinált. Ha ezek megvannak, máris könyvelhető lesz.  

A számla: Miért ő a sztár és mikor nélkülözhetetlen?

Mielőtt rátérnénk a többi lehetőségre, tisztázzuk, miért a számla a legismertebb bizonylat. A válasz az ÁFA törvényben rejlik!

Ha a céged áfakörös, akkor a kiadásaid után fizetett áfát általában visszaigényelheted az államtól. Ennek azonban kőbe vésett feltétele van: rendelkezned kell egy, a nevedre kiállított, szabályos számlával. Tehát, ha az áfát szeretnéd visszaigényelni, akkor a számla megkerülhetetlen. Ha viszont nem cél az áfa-visszaigénylés (mert például nem vagy áfakörös, vagy a partnered sem az), akkor a költség elszámolásához már más papír is tökéletes lehet.  

Mivel igazolhatod a költségeidet a számlán kívül?

Lássuk a gyakorlati eszköztáradat, amivel a kiadásaidat bizonyíthatod!

1. Szerződés: A megállapodás, amit a könyvelőnek is adj oda!

Egy jól megírt szerződés aranyat ér, és a törvény szerint önmagában is lehet könyvelési bizonylat. Különösen a rendszeres, havidíjas szolgáltatásoknál (pl. irodabérlet, könyvelési díj) tökéletes megoldás. A szerződésben leírjátok, mit és mennyiért vállal a partnered, a banki átutalásról szóló bankkivonat pedig bizonyítja, hogy fizettél is. Ezzel a két papírral a költség máris elszámolható, nincs szükség havonta külön számlára.  

Tipp: Nettó 200.000 Ft feletti szolgáltatásoknál egy NAV-ellenőrzés során bizonyítanod kell, hogy a kiadás valóban a céged érdekében történt. Erre a legjobb eszköz egy írásos szerződés.  

2. Teljesítési igazolás (TIG): A papír, ami bizonyítja, hogy a munka elkészült

A teljesítési igazolás (vagy ahogy a szakma hívja, TIG) egy olyan dokumentum, amivel te, mint megrendelő, elismered, hogy a partnered elvégezte a munkát. Főleg projekteknél vagy nagyobb megbízásoknál hasznos. Önmagában nem elég, de egy szerződéssel és a fizetést igazoló bankkivonattal együtt már egy bombabiztos csomagot alkot. A TIG legfontosabb szerepe, hogy rögzíti a munka befejezésének pontos dátumát, ami az áfa szempontjából is kulcsfontosságú.

3. Bankkivonat: A vitathatatlan bizonyíték, hogy a pénz mozgott

A bankkivonatod nem csak egy unalmas lista a tranzakciókról, hanem egy önálló, hivatalos könyvelési bizonylat. Átutalásos fizetésnél ez az egyetlen papír, ami 100%-osan bizonyítja, hogy a pénz tényleg gazdát cserélt. A banki költségeid (pl. számlavezetési díj) elszámolásának is ez az alapja.  

4. Nyugta: A "kis cetli", ami néha elég, de óvatosan vele!

A nyugta egy trükkös dolog. Mivel általában nincs rajta a céged neve, ezért áfát visszaigényelni soha nem tudsz vele. Ettől függetlenül nem teljesen haszontalan. Ha egy kiadás egyértelműen a céged érdekében merült fel (pl. parkolási díj egy üzleti megbeszélésen), akkor a kapott nyugta elszámolható költségként. Ehhez viszont kell mellé egybelső papír (pl. egy kiküldetési rendelvény), ami megmagyarázza, hogy az a kiadás miért volt szükséges.  

5. Belső papírok: Amikor te magad igazolod a költséget

Vannak helyzetek, amikor egyszerűen nem tudsz mástól papírt kapni. Ilyenkor te magad állítasz ki egy belső bizonylatot. A leggyakoribb példa akiküldetési rendelvény. Ha a saját autódat használod céges ügyben, ezzel a papírral tudod elszámolni az üzemanyagköltséget és a kilométerdíjat. De ilyen belső bizonylat a selejtezési jegyzőkönyv is, amivel egy tönkrement laptopot vezetsz ki a céges vagyonból.  

Meddig kell őrizgetni a papírokat?

A bizonylatokat nem elég beszerezni, meg is kell őket őrizni.

• A 8 éves szabály: A főszabály az, hogy minden könyvelési bizonylatot (számlát, szerződést, kivonatot stb.) legalább 8 évig meg kell őrizned.  
• Mikor indul a 8 év? Nem a papír keltétől! Hanem annak az évnek a végétől, amikor az adott évi céges beszámolódat elfogadtad. Egy 2025-ös bizonylatot tehát egészen 2034 végéig meg kell tartanod.  
• Papír vagy digitális? Amit elektronikusan kapsz (pl. e-számla), azt elektronikusan is kell tárolnod. Kinyomtatni nem elég!  
• Ha több szabály is van: Néha egy papírra több törvény is vonatkozik. Például a munkavállalók bérpapírjait régen akár évtizedekig is őrizni kellett a nyugdíj miatt. Az ökölszabály: mindig a leghosszabb idő számít!  

A lényeg tehát, hogy ne csak a számlában gondolkodj! A törvények lehetővé teszik, hogy a céged kiadásait más, hiteles dokumentumokkal is alátámaszd. A kulcs mindig a precíz és átlátható papírmunka.