.jpg)
dr. Szetei Ágnes
2025-07-02
Ha vállalkozó vagy, 2025. július 1-től a gáz- és villanyszámláid kizárólag elektronikusan érkeznek. A valódi kihívás azonban nem a számlák fogadása, hanem az, hogy hogyan tárolod őket szabályosan. Egy egyszerű mentés a számítógépedre vagy egy felhőbe már nem elég, és súlyos, milliós bírsághoz vezethet. Ez a rövid összefoglaló segít neked elkerülni a buktatókat.
A probléma gyökere: miért nem elég a "mentés másként"?
Biztosan te is megszoktad, hogy a digitális dokumentumokat letöltöd és elmented egy mappába. Ez a gyakorlat a közüzemi e-számláid esetében 2025-től szabálytalan már. Az ok az Áfa-törvényben rejlik, amely minden elektronikus számlára három alapkövetelményt ír elő, amelyeket a teljes megőrzési idő (jellemzően 8 év) alatt biztosítanod kell:
- Az eredet hitelessége: Tudnod kell bizonyítani, hogy a számla kitől származik.
- Az adattartalom sértetlensége: Garantálnod kell, hogy a számla tartalma nem változott meg.
- Az olvashatóság: A számlának a megőrzési idő végéig értelmezhetőnek kell maradnia.
Egy számítógépes mappába vagy egy általános felhőtárhelyre (pl. Google Drive) mentett fájl ezeket a feltételeket nem teljesíti, mivel könnyen, nyom nélkül törölheted, vagy módosíthatod. A digitális archiválásról szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet pontosan az ilyen véletlen vagy szándékos megsemmisülés, módosítás és jogosulatlan hozzáférés ellen ír elő védelmet.
A helyes megoldás: a digitális páncélszekrény
A jogszabályoknak való megfeleléshez olyan technológiára van szükséged, amely „lezárja” a dokumentumot, és garantálja annak hitelességét.
- A törvény által javasolt módszer: A legbiztosabb út, ha a letöltött számlát minősített elektronikus aláírással (QES) és minősített időbélyeggel látod el. Ez a kombináció a saját kezű aláírással egyenértékű joghatással bír, és hitelesen igazolja, hogy a dokumentum egy adott időpontban létezett, és azóta nem változott.
- A gyakorlati megoldás számodra: Vállalkozóként a legegyszerűbb megoldás, ha egy erre szakosodott szolgáltatást veszel igénybe:
- Integrált számlázóprogramok: Számos népszerű online számlázó (pl. Billingo, Számlázz.hu) kínál a rendszerébe épített, jogszabály-konform archiválási funkciót a bejövő számláidhoz.
- Dedikált archiváló cégek: Olyan szolgáltatók, mint pl. a Microsec vagy a NETLOCK, kifejezetten digitális dokumentumok hiteles, hosszú távú megőrzésével foglalkoznak.
Kulcsfontosságú lépés: Mielőtt szerződést kötsz, ellenőrizd, hogy a kiválasztott szolgáltató szerepel-e az Európai Unió hivatalos Bizalmi Listáján (EU Trusted List). Magyarországon a felügyeletet a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) látja el. Csak az ezen a listán szereplő cég nyújthat jogilag is megbízható, minősített archiválási szolgáltatást.
A mulasztás ára: ne kockáztass milliós bírságot!
A kötelezettség elmulasztása komoly pénzügyi következményekkel járhat számodra.
- Megduplázott bírság: Az iratmegőrzési kötelezettség megsértése esetén a NAV által kiszabható mulasztási bírság felső határát a cégek számára 2 millió forintra emelték. Fontos tudnod, hogy a hatóság ezt a bírságot akár számlánként is kiszabhatja.
- Rejtett kockázat: A bírságon túl a NAV egy ellenőrzés során megkérdőjelezheti a nem megfelelően tárolt számláidra alapított adólevonási jogodat is. Ez a levont áfa visszamenőleges megfizetését, adóbírságot és késedelmi pótlékot vonhat maga után.
Teendők listája – ne hagyd az utolsó pillanatra!
- Ismerd fel a kötelezettséget: Ha vállalkozóként kapod a közüzemi számlát, ez rád is vonatkozik.
- Hagyj fel a régi módszerekkel: A „letöltöm és elmentem” gyakorlat 2025. július 1-től szabálytalan.
- Keress megfelelő szolgáltatást: Először nézd meg, mit kínál a már használt számlázóprogramod, vagy keress egy specializált archiválási szolgáltatót.
- Ellenőrizd a szolgáltatót: Csak az EU Bizalmi Listáján szereplő, minősített partnerben bízz.
