Sikeres
foglalás

Az Európai Unió történetének egyik legjelentősebb áfareformja, a ViDA-csomag (VAT in the Digital Age) küszöbön áll. Nemrégiben a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV), valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium (NGM) közös szakmai tájékoztatót adott ki a magyarországi implementációs koncepcióról. Bár a kiadvány még nem a végleges jogszabályi szöveget tükrözi, egyértelműen kijelöli azt a fő irányvonalat, amely alapjaiban változtatja meg a számlázást, a könyvelést és az adatszolgáltatást Magyarországon.

Az alábbiakban szakmai szemmel, de közérthetően foglaljuk össze a legfontosabb változásokat, különös tekintettel a kis- és középvállalkozások (KKV) mindennapjaira és a könyvelőszakma átalakuló szerepére.

1. A legfontosabb sarokkövek: Mi változik meg gyökeresen?

A ViDA bevezetésével a számlák már nem csupán utólagos bizonylatként szolgálnak majd, hanem az adóhatóság és a vállalkozások közötti valós idejű, adatvezérelt kapcsolat eszközeivé válnak.

• Kötelező elektronikus számlázás (B2B): A belföldi vállalkozások egymás közötti (belföldi B2B), valamint a határon átnyúló (uniós B2B) ügyleteiben kötelezővé válik az elektronikus számlázás. Papíralapú számlát a jövőben kizárólag magánszemélyeknek vagy harmadik országbeli (EU-n kívüli) partnereknek lehet kibocsátani, közös megegyezés alapján

• A PDF nem elektronikus számla többé: Megváltozik az elektronikus számla jogi fogalma. A jövőben kizárólag az EN 16931 európai szabványra épülő, strukturált adatot tartalmazó XML formátum minősül jogilag hiteles számlának. A hibrid megoldásokat (amikor a PDF-hez csak egy minimális adatfájl csatlakozik) a magyar szabályozás nem engedi meg. A számlakép (PDF vagy nyomtatott forma) csupán egy opcionális vizuális megjelenítés lesz

• Tiltott az e-mailes számlaküldés: Biztonsági okokból a számlák e-mailben történő továbbítása megszűnik. Kizárólag hitelesített, titkosított csatornákon és API-kapcsolatokon keresztül (például a PEPPOL-hálózaton vagy közvetlen szoftveres integrációval) lehet számlát küldeni és fogadni

• Szigorú előzetes ellenőrzés és akkreditáció: A számlázóprogramoknak kötelező jelleggel tartalmazniuk kell előzetes technikai és jogi szűrőket (pl. a vevő adószámának és fogadási pontjának ellenőrzése). Ha a program hibát talál, le kell tiltania a számla létrehozását. Emiatt Magyarországon minden számlázószoftvernek (és saját fejlesztésű rendszernek) hivatalos adóhatósági engedélyt, azaz akkreditációt kell szereznie

2. Hogyan változik meg egy KKV élete?

A KKV-szektornak fel kell készülnie arra, hogy a digitalizáció már nem egy választható kényelmi funkció, hanem a működés alapfeltétele.

 Nem elég kibocsátani, be is kell tudni fogadni

Sok vállalkozás jelenleg is használ online számlázóprogramot, így a kibocsátás technikai része kevésbé lesz idegen. A legnagyobb változást a számlabefogadás jelenti majd: minden cégnek képesnek kell lennie arra, hogy a partnereitől érkező strukturált XML-számlákat fogadni és a saját ügyviteli rendszerében értelmezni tudja.

 Rendkívül szoros határidők és a Vevői Adatszolgáltatás

A számlakibocsátási határidő közösségi ügyleteknél a teljesítést követő 10 napra módosul, míg belföldön megmarad a jelenlegi 8 nap. Magyarország azonban a ViDA-csomag opcióival élve bevezeti a valós idejű, számlaszintű vevői adatszolgáltatást is. Ez azt jelenti, hogy a vevőnek a számla kézhezvételétől számított 5 napon belül kötelezően jeleznie kell a NAV felé, hogy a számlát megkapta.

 Státuszriport a bevallási időszak végén

A rendszer zárásaként az áfabevallási időszak végéig a vevőnek egy úgynevezett státuszriportot kell benyújtania. Ebben nyilatkoznia kell arról, ha a beküldött számlák között olyat talál, amely mögött nem történt tényleges gazdasági esemény. Ez a láncolatos áfacsalások visszaszorítását szolgálja, de a KKV-któl folyamatos, naprakész adminisztrációt követel meg.

3. Miben tud – és miben NEM tud – segíteni a könyvelő?

 A digitalizáció ezen foka alapjaiban rendezi át a vállalkozó és a könyvelő közötti feladatmegosztást. Sokan még mindig abban a tévhitben élnek, hogy a számlázás és a NAV-os adatszolgáltatások menedzselése tisztán a könyvelő feladata. Ez a jövőben fizikailag és jogilag is lehetetlenné válik.

Miben NEM tud segíteni a könyvelő utólag?

• A számlák azonnali kiállítása és befogadása: Mivel a folyamat automatizált és API-alapú, a könyvelő nem tudja „utólag, hó végén” megírni vagy rögzíteni a számlákat

• Az 5 napos vevői adatszolgáltatás teljesítése: A szoros határidő miatt a számla megérkezésének adminisztrációját a vállalkozás belső operatív folyamataiba kell beépíteni, azt a könyvelő külsőleg nem tudja naponta elvégezni

• A gazdasági események valós idejű igazolása: A státuszriportban szereplő nyilatkozatok alapját a cég belső teljesítésigazolásai adják, amelyekről a könyvelőnek nincs közvetlen napi tapasztalata

 Miben TUD és miben KELL hogy segítsen a könyvelő?

• Rendszerek kiválasztása és integrációja: Segít meghatározni, hogy a vállalkozás meglévő szoftverei alkalmasak-e az EN 16931 szabvány szerinti működésre és az akkreditációra

• Adateltérések és státuszriportok kezelése: Ha eltérés van az XML adatszerkezet és a vizuális számlakép között, a könyvelő dönti el a jogi következményeket (pl. szükséges-e a számla érvénytelenítése)

• Stratégiai adótervezés és ellenőrzés: Az automatizáltan beérkező adatok alapján a könyvelőnek várhatóan sokkal több ideje marad a kockázatok elemzésére és az eÁFA-rendszer adategyeztetéseire

Miért kritikus a hozzáértő könyvelő mostantól? 

A jogszabályok szerinti adatszolgáltatásért és számlakibocsátásért mindig a számlakibocsátó adóalany (azaz a vállalkozó) a felelős, a hibás működésből fakadó szankciókat és mulasztási bírságokat a cég viseli. Egy hozzáértő, digitálisan felkészült könyvelő mostantól nem „adatrögzítő”, hanem folyamatépítész és adótanácsadó. Ő az, aki képes értelmezni a NAV által visszamutatott adatokat, segít kialakítani a cég belső digitális munkafolyamatait, és tisztában van azzal, hogyan kell kezelni a szoftverfejlesztőkkel vagy számlázási szolgáltatókkal kötött szerződésekben a felelősségáthárítási kérdéseket.

4. Várható menetrend: Mikor lépnek életbe a szabályok?

A ViDA-csomag bevezetése többlépcsős folyamat, amelyhez a hazai jogalkotás és a technikai háttér is igazodik. A jelenlegi szakmai koncepció alapján az alábbi mérföldkövekre kell készülniük a vállalkozásoknak:

• 2026 – A technikai és jogi finomhangolás éve: A NAV és az NGM tájékoztatása szerint a magyar gyakorlat az uniós szabvány 2026-os verziója alapján fogja pontosítani a helyi specifikációkat és kiegészítő adatmezőket. A fejlesztőknek és a vállalkozásoknak ez az időszak áll rendelkezésre a felkészülésre.

• Az átmeneti időszak (ViDA-OSA konverzió): A reform indulásakor a NAV egy külön fájlátalakító eszközt (VIDA-OSA) biztosít. Ez az átmeneti időszakban segíti a régi (Online Számla) és az új adatszerkezet összehangolását, hogy a rendszerek zökkenőmentesen állhassanak át.

• 30 napos türelmi időszak az akkreditációnál: Az éles indulást követően azon vállalkozásoknak, amelyek saját fejlesztésű számlázóprogramot használnak, kötelező lesz az adózói akkreditáció. Ha a szoftver vagy az adózó nem felel meg azonnal a szabályoknak, az adatszolgáltatás 30 napig „függő” státuszban marad. Ezen a 30 napos határidőn belül javítható a hiba mulasztási bírság nélkül.

Összegzés és a jövőbeni tervek

 A NAV és az NGM koncepciója egyértelmű átmeneti időszakot vizionál. Bár a fejlesztések és a folyamatátalakítások jelentős technikai felkészülést igényelnek a szoftverfejlesztők és a cégek részéről, hosszú távon a könyvelőprogramok automatikus egyeztetési (rekonsziliációs) funkciói révén megszűnnek az elveszett, összegyűrt vagy hibás bizonylatok. A témában a következő időszakban rengeteg szakmai képzés, előadás és jogszabály-pontosítás várható (különösen a szabvány frissítései kapcsán). Mi a Dr. Szetei Consultingnál folyamatosan nyomon követjük a hazai és nemzetközi áfareform fejleményeit, és naprakész tájékoztatással, valamint gyakorlati tanácsadással támogatjuk ügyfeleinket a zökkenőmentes digitális átállásban.