Sikeres
foglalás

Adószakértőként és könyvelőként az egyik leggyakrabban feltett kérdés, amivel az utóbbi években találkozom, valahogy így hangzik:

"Figyelj, minden számláról megy adat a NAV-nak (Nemzeti Adó- és Vámhivatal) az Online Számla rendszerbe, nem? Akkor miért kell nekem még külön PDF-ben vagy papíron is leadnom ugyanazokat? Nem tudod egyszerűen letölteni onnan az egészet?"

Teljesen jogos a felvetés! Logikusan hangzik, hogy ha az adat már egy központi állami rendszerben van, akkor ne kelljen vele kétszer dolgozni. A rövid, de bosszantó válasz: Mert sajnos nem tudom, és mert a törvény szerint nem is tehetem. A hosszabb, szakértői válasz pedig az, hogy ezzel téged és a vállalkozásodat védem egy esetleges katasztrófától.

Most pedig jöjjön a magyarázat, hogy pontosan miért is van erre szükség, és miért nem "felesleges adminisztráció", amit kérek tőled.

1. A Kulcsszó: Adatszolgáltatás vs. Számviteli bizonylat

A legfontosabb különbséget itt kell megértened.

• A NAV Online Számla rendszer egy adatszolgáltatási felület. A célja az, hogy a NAV lássa a magyar adóalanyok közötti számlamozgásokat, elsősorban az áfa ellenőrzése miatt. Ez egy jelentés egy számláról, nem maga a számla.
• A számla (legyen az papír, PDF vagy minősített e-számla) egy számviteli bizonylat.

A könyvelés alapja pedig nem az adatszolgáltatás, hanem a Számviteli Törvény (hivatalos nevén: 2000. évi C. törvény a számvitelről). Ez a törvény pedig kőbe vési, hogy minden gazdasági eseményt (mint egy vásárlás) hiteles bizonylattal kell alátámasztani.

A NAV-ba beérkezett adatcsomag nem számít hiteles számviteli bizonylatnak. Nem helyettesíti az eredeti számlát, amit a nevedre kiállítottak. Ha jön egy ellenőrzés, és te csak a NAV-ból letöltött XML-adatokra mutogatsz, azt nem fogják elfogadni a költség vagy az áfa-levonás alapjául. Az eredeti számlát fogják kérni.

2. A NAV rendszere "lyukas" – és ez nem hiba, hanem a rendszer logikája

A NAV rendszere egyáltalán nem tartalmaz minden bizonylatot, ami a könyvelésedhez kell. Sőt, nagyon sok minden hiányzik belőle.

Mik azok, amik garantáltan nincsenek benne a te cégedre vonatkozóan a NAV rendszerében?

• Külföldi számlák (EU és harmadik ország): Ez a legfontosabb. Ha te szolgáltatást veszel igénybe (pl. Google Ads, Facebook hirdetés, Microsoft 365) vagy árut vásárolsz egy német, osztrák, kínai partnertől, arról a külföldi cég nem küld adatot a magyar NAV-nak. Ezeket a számlákat nekem fizikailag látnom kell, hogy elvégezhessem az ún. "fordított adózást".
• Banki bizonylatok: A bankköltség, a kamat, a kártyadíjak. Ezekről a bank nem számlát, hanem bankkivonatot ad. Ez sincs a NAV rendszerében, de a könyvelés része.
• Vámhatározatok: Amikor importálsz, a vámkezelésről kapsz egy határozatot. Ez az alapja az import áfa levonásának. Ez sincs a számlaadatbázisban.
• Munkabérek és járulékok: A bérszámfejtés bizonylatai, a járulék-bevallások. Esszenciális költségek, de nem "számlák".
• Szerződések, teljesítésigazolások: Sokszor a számla önmagában nem elég. Egy komolyabb szolgáltatásnál (pl. tanácsadás, építkezés) a törvény előírja a teljesítésigazolást vagy a szerződést is a számla mellé. Ezeket a NAV rendszere soha nem fogja tárolni.

Látod? Ha csak a NAV-ból dolgoznék, a könyvelésed fele hiányozna.

3. A könyvelő nem adatrögzítő (és a tartalom a lényeg)

Tételezzük fel egy pillanatra, hogy a NAV rendszere tökéletes, és minden belföldi számlád adatai ott vannak. Még ekkor sem tudnék csak abból dolgozni. A könyvelés nem (csak) adatrögzítés. A munkám lényege a kontírozás, azaz a gazdasági események helyes besorolása. El kell döntenem, hogy az adott számla:

• Költség vagy ráfordítás?
• Azonnal elszámolható, vagy egy eszköz (tárgyi eszköz), amit aktiválni kell és értékcsökkenést kell számolni utána?
• Anyagköltség? Igénybevett szolgáltatás? Vagy esetleg árukészlet?

Ezt a NAV adatszolgáltatásból lehetetlen megállapítani.

Mutatok két egyszerű példát:

Példa 1: A laptop

• A NAV rendszerében látok egy bejövő számlát: "Laptop, 1 db, 450.000 Ft".
• Látok egy másikat: "Laptop töltő, 1 db, 25.000 Ft".

A könyvelői kérdés: A 450.000 Ft-os laptop egy tárgyi eszköz, amit aktiválni kell, és több év alatt írunk le (értékcsökkenés). A 25.000 Ft-os töltő viszont kis értékű eszköz, amit azonnal, egy összegben költségként elszámolhatunk. Honnan tudom ezt? Csak az eredeti számláról. A NAV adatszolgáltatása csak annyit mond: "informatikai eszköz".

Példa 2: A "tanácsadás"

• A NAV rendszerében látok egy számlát: "tanácsadási szolgáltatás, 300.000 Ft".

A könyvelői kérdés: Milyen tanácsadás? Jogi? Marketing? Vagy egy új termék fejlesztéséhez kapcsolódó mérnöki tanácsadás, ami aktiválandó kísérleti fejlesztés? Ezt a különbséget a NAV-adat soha nem fogja tartalmazni. Ha ezeket rosszul sorolom be, azzal torzítom a céged eredményét, és hibás lesz a mérleged. De van ennél sokkal rosszabb is!

4. A 100 milliós rémálom: Mi történik, ha a könyvelő "csak úgy" lekönyveli?

De mi a valódi tétje ennek? Tegyük fel, hogy van egy "túlbuzgó" vagy felelőtlen könyvelő, aki azt mondja: "Ugyan már, letöltöm a NAV-ból az adatokat, és lekönyvelem. Az ügyfél örülni fog, hogy nem kell papírokat küldözgetnie."

A forgatókönyv:

A könyvelőd belép a NAV Online Számla rendszerébe, és lát egy 100.000.000 Ft + 27.000.000 Ft ÁFA összegű számlát, amit a "Nagy Kockázat Kft." állított ki a céged nevére, "Építési beruházás" tárggyal. Te erről a számláról nem tudsz, nem küldted el, és szerződést sem láttál róla. (Lehet, hogy tévedés, lehet, hogy egy csaló cég próbálkozik). De a könyvelő (hogy "rend legyen") fogja, és lekönyveli.

Mi történik ilyenkor?

1. lépés: A könyvelés és a bevallás

1. Azonnali ÁFA-levonás: A könyvelő az ÁFA-bevallásodban levonásba helyez 27 millió Ft ÁFA-t. Lehet, hogy emiatt hatalmas összeget fogsz visszaigényelni az államtól.
2. Költségelszámolás: A könyvelő a 100 millió Ft-ot elszámolja költségként. A céged eredménye (nyeresége) 100 millió forinttal csökken. Emiatt az év végén 9 millió Ft-tal kevesebb társasági adót fizetsz.

Tehát a könyvelő "akciója" miatt összesen 36 millió Ft-tal (27M ÁFA + 9M TAO) kevesebbet fizettél be a közösbe, vagy ennyit igényeltél vissza.

2. lépés: A NAV-ellenőrzés

Egy ekkora összegű levonás vagy visszaigénylés 100 %-os biztonsággal azonnali NAV-ellenőrzést von maga után. Megérkezik az adóellenőr, és a világ legtermészetesebb kérdését teszi fel:

"Tisztelt Ügyvezető! Kérem, mutassa be a 'Nagy Kockázat Kft.' által kiállított 100 milliós számla eredeti példányát, a hozzá tartozó szerződést, és a teljesítésigazolást."

És itt omlik össze a kártyavár!

Te nem tudsz mit mutatni. Te erről nem is tudtál. A könyvelő annyit tud mondani: "De hát ott volt a NAV-rendszerben!"

Az ellenőr válasza: "Engem az nem érdekel. A NAV-adat nem számviteli bizonylat. Én a Számviteli törvény szerinti bizonylatot és az ÁFA törvény szerinti, a nevemre szóló eredeti számlát kértem, ami a gazdasági eseményt hitelesen dokumentálja."

3. lépés: A következmények

Mivel nem tudod alátámasztani a gazdasági esemény megtörténtét (hiszen meg sem történt):

1. Adóhiány megállapítása: A NAV megállapítja, hogy jogosulatlanul vontál le 36 millió Ft adót. Ezt azonnal, kamatokkal együtt visszakövetelik.
2. Adóbírság: Az adóhiány (36M Ft) után felszámolnak adóbírságot, ami alapesetben az adóhiány 50%-a. Ez 18 millió Ft.
3. Késedelmi pótlék: A 36 millió Ft adóhiányra felszámolják a jegybanki alapkamat ötszörösének megfelelő késedelmi pótlékot, minden egyes napra. Ez ma brutális összeg, akár további milliók.
4. Büntetőjogi felelősség: És ez a legdurvább. A 100 milliós fiktív költségelszámolás (ami 36M adóhiányt okozott) különösen jelentős vagyoni hátrányt okozó költségvetési csalásnak minősül. Ez már a Btk. hatálya, ami 2-től 8 évig terjedő szabadságvesztéssel büntethető. És kiért jönnek? Az ügyvezetőért.

Összefoglalás: A könyvelőd a pajzsod

A nap végén a könyvelés helyességéért a vállalkozás vezetőjeként te felelsz, és szakmai szolgáltatóként én felelek. Amikor tehát kérem tőled az eredeti számlákat, és visszakérdezek, hogy "Ezt biztosan te rendelted? Ez biztosan a céged érdekében merült fel?", akkor én nem feleslegesen adminisztrálok. Akkor én a munkámat végzem: védelek téged egy potenciális – akár 50-60 milliós - bírságtól és egy börtönbüntetéstől.

A NAV Online Számla rendszer egy kiváló ellenőrzési eszköz a NAV kezében, de nem könyvelési program. A könyvelés alapja mindig az eredeti, hiteles bizonylat, amit te (az ügyfél) igazoltál le.

Remélem, ez segített tisztázni a helyzetet!